Главная       Продать работу       Заказать работу       Блог       Контакты       Оплата       О нас       Как мы работаем       Регистрация       Вход в кабинет
Тех. дипломные работы
   автомобили
   спец. техника
   станки
   тех. маш.
   строительство
   электроснабжение
   пищевая промышленность
   водоснабжение
   газоснабжение
   автоматизация
   теплоснабжение
   холодильники
   машиностроение
   др. тех. специальности

Тех. курсовые работы
   автомобили
   спец. техника
   станки
   тех. маш.
   строительство
   детали машин
   электроснабжение
   газоснабжение
   водоснабжение
   пищевая промышленность
   автоматизация
   теплоснабжение
   ТММ
   ВСТИ
   гидравлика и пневматика
   машиностроение
   др. тех. специальности

Тех. дополнения
   Отчеты
   Расчетно-графические работы
   Лекции
   Задачи
   Лабораторные работы
   Литература
   Контрольные работы
   Чертежи и 3D моделирование
   Тех. soft
   Рефераты
   Общий раздел
   Технологический раздел
   Конструкторский раздел
   Эксплуатационный раздел
   БЖД раздел
   Экономический раздел
   Экологический раздел
   Автоматизация раздел
   Расчетные работы

Гум. дипломные работы
   педагогика и психология
   астрономия и космонавтика
   банковское, биржевое дело
   БЖД и экология
   биология и естествознание
   бухгалтерский счет и аудит
   военное дело
   география
   геология
   государство и право
   журналистика и СМИ
   иностранные языки
   история
   коммуникации
   краеведение
   кулинария
   культура и искусство
   литература
   экономика и торговля
   математика
   медицина
   международное отношение
   менеджмент
   политология
   музыка
   религия
   социология
   спорт и туризм
   таможенная система
   физика
   химия
   философия
   финансы
   этика и эстетика
   правознавство

Гум. курсовые работы
   педагогика и психология
   астрономия и космонавтика
   банковское, биржевое дело
   БЖД и экология
   биология и естествознание
   бухгалтерский счет и аудит
   военное дело
   география
   геология
   государство и право
   журналистика и СМИ
   иностранные языки
   история
   коммуникации
   краеведение
   кулинария
   культура и искусство
   литература
   экономика и торговля
   математика
   медицина
   международное отношение
   менеджмент
   политология
   музыка
   религия
   социология
   спорт и туризм
   таможенная система
   физика
   химия
   философия
   финансы
   этика и эстетика
   правознавство

Гум. дополнения
   Отчеты
   Расчетные работы
   Лекции
   Задачи
   Лабораторные работы
   Литература
   Контрольные работы
   Сочинения
   Гум. soft
   Рефераты

Рефераты
   Авиация и космонавтика
   Административное право
   Арбитражный процесс
   Архитектура
   Астрология
   Астрономия
   Банковское дело
   Безопасность жизнедеятельнос
   Биографии
   Биология
   Биология и химия
   Биржевое дело
   Ботаника и сельское хоз-во
   Бухгалтерский учет и аудит
   Валютные отношения
   Ветеринария
   Военная кафедра
   ГДЗ
   География
   Геодезия
   Геология
   Геополитика
   Государство и право
   Гражданское право и процесс
   Делопроизводство
   Деньги и кредит
   ЕГЭ
   Естествознание
   Журналистика
   ЗНО
   Зоология
   Издательское дело и полиграф
   Инвестиции
   Иностранный язык
   Информатика
   Информатика, программировани
   Исторические личности
   История
   История техники
   Кибернетика
   Коммуникации и связь
   Компьютерные науки
   Косметология
   Краеведение и этнография
   Краткое содержание произведе
   Криминалистика
   Криминология
   Криптология
   Кулинария
   Культура и искусство
   Культурология
   Литература : зарубежная
   Литература и русский язык
   Логика
   Логистика
   Маркетинг
   Математика
   Медицина, здоровье
   Медицинские науки
   Международное публичное прав
   Международное частное право
   Международные отношения
   Менеджмент
   Металлургия
   Москвоведение
   Музыка
   Муниципальное право
   Налоги, налогообложение
   Наука и техника
   Начертательная геометрия
   Оккультизм и уфология
   Остальные рефераты
   Педагогика
   Политология
   Право
   Право, юриспруденция
   Предпринимательство
   Прикладные науки
   Промышленность, производство
   Психология
   психология, педагогика
   Радиоэлектроника
   Реклама
   Религия и мифология
   Риторика
   Сексология
   Социология
   Статистика
   Страхование
   Строительные науки
   Строительство
   Схемотехника
   Таможенная система
   Теория государства и права
   Теория организации
   Теплотехника
   Технология
   Товароведение
   Транспорт
   Трудовое право
   Туризм
   Уголовное право и процесс
   Управление
   Управленческие науки
   Физика
   Физкультура и спорт
   Философия
   Финансовые науки
   Финансы
   Фотография
   Химия
   Хозяйственное право
   Цифровые устройства
   Экологическое право
   Экология
   Экономика
   Экономико-математическое мод
   Экономическая география
   Экономическая теория
   Этика
   Юриспруденция
   Языковедение
   Языкознание, филология

Главная > Блог


Основні засади судочинства в Україні

Основні засади судочинства в Україні

Стаття 129. Судді при здійсненні правосуддя незалежні і підкоряються лише закону.

{Офіційне тлумачення положення частини першої статті 129 див. в Рішенні Конституційного Суду № 3-рп/2012 від 25.01.2012}

Судочинство провадиться суддею одноособово, колегією суддів чи судом присяжних.

Основними засадами судочинства є:

1) законність;

2) рівність усіх учасників судового процесу перед законом і судом;

3) забезпечення доведеності вини;

4) змагальність сторін та свобода в наданні ними суду своїх доказів і у доведенні перед судом їх переконливості;

5) підтримання державного обвинувачення в суді прокурором;

6) забезпечення обвинуваченому права на захист;

7) гласність судового процесу та його повне фіксування технічними засобами;

{Офіційне тлумачення положення пункту 7 частини третьої статті 129 див. в Рішенні Конституційного Суду № 16-рп/2011 від 08.12.2011}

8) забезпечення апеляційного та касаційного оскарження рішення суду, крім випадків, встановлених законом;

{Офіційне тлумачення положення пункту 8 частини третьої статті 129 див. в Рішеннях Конституційного Суду № 11-рп/2007 від 11.12.2007, № 8-рп/2010 від 11.03.2010}

9) обов'язковість рішень суду.

Законом можуть бути визначені також інші засади судочинства в судах окремих судових юрисдикцій.

За неповагу до суду і судді винні особи притягаються до юридичної відповідальності.

Стаття 131. В Україні діє Вища рада юстиції, до відання якої належить:

1) внесення подання про призначення суддів на посади або про звільнення їх з посад;

{Офіційне тлумачення пункту 1 частини першої статті 131 див. в Рішенні Конституційного Суду № 14-рп/2001 від 16.10.2001}

2) прийняття рішення стосовно порушення суддями і прокурорами вимог щодо несумісності;

3) здійснення дисциплінарного провадження стосовно суддів Верховного Суду України і суддів вищих спеціалізованих судів та розгляд скарг на рішення про притягнення до дисциплінарної відповідальності суддів апеляційних та місцевих судів, а також прокурорів.

Вища рада юстиції складається з двадцяти членів. Верховна Рада України, Президент України, з'їзд суддів України, з'їзд адвокатів України, з'їзд представників юридичних вищих навчальних закладів та наукових установ призначають до Вищої ради юстиції по три члени, а всеукраїнська конференція працівників прокуратури - двох членів Вищої ради юстиції.

До складу Вищої ради юстиції входять за посадою Голова Верховного Суду України, Міністр юстиції України, Генеральний прокурор України.

Інструкція з діловодства в адмін. судах

1. Загальні положення

1.1. Предмет регулювання

1.1.1. Інструкція з діловодства в адміністративних судах України (далі - Інструкція) встановлює правила ведення діловодства у Вищому адміністративному суді України, апеляційних та окружних адміністративних судах і регламентує порядок роботи з документами з моменту надходження чи створення в суді до знищення в установленому порядку або передачі до державної архівної установи чи архіву суду.

1.1.2. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в адміністративному суді розроблені відповідно до положень Конституції України, законів України, інших нормативно-правових актів, що встановлюють порядок організації та діяльності органів судової влади, а також з урахуванням основних положень державної системи діловодства, державних стандартів України.

1.1.3. Положення Інструкції передбачають автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ і матеріалів) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду та ведення діловодства у паперовій формі.

1.1.4. Положення Інструкції поширюються на всю службову документацію, що не містить конфіденційної (таємної) інформації, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів. Комп'ютерні (автоматизовані) технології оброблення документальної інформації повинні відповідати вимогам законів України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних", державних стандартів,Положення про автоматизовану систему документообігу суду та цієї Інструкції.

2.1. Загальний порядок опрацювання документів

2.1.1. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в суді лише один раз: вхідні документи - у день їх надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створені у суді документи - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого такий документ повторно не реєструється, а передається згідно з резолюцією керівництва суду службою діловодства (канцелярією) з відміткою в автоматизованій системі документообігу суду.

2.1.2. Уся кореспонденція, що надходить до суду, приймається та реєструється службою діловодства (канцелярією).

2.1.3. Під час приймання кореспонденції перевіряється цілісність конвертів або пакетів, відповідність їх адресування.

2.1.4. Документи, що були отримані безпосередньо керівництвом суду, передаються для реєстрації до служби діловодства (канцелярії).

2.1.5. Документи, які подано судді у судовому засіданні, передаються для реєстрації до служби діловодства (канцелярії) не пізніше наступного дня або за резолюцією судді долучаються до матеріалів справи.

2.1.6. Помилково доставлена кореспонденція пересилається за належністю або повертається відправникові службою діловодства (канцелярією) протягом трьох робочих днів від дня її надходження.

2.1.7. Після відкриття конверта (пакета) перевіряється фактична наявність документів і додатків до них, звіряються номери документів з номерами, що вказані на конверті, перевіряється цілісність прошитих і опечатаних документів. Конверт додається до документів.

2.1.8. У разі відсутності або пошкодження документа, що унеможливлює використанню його за призначенням, складається акт у двох примірниках(додаток 6), який підписують працівники служби діловодства (канцелярії). Один примірник акта додається до вхідних документів, другий надсилається відправникові.

2.1.9. У разі прийняття вхідної кореспонденції від служби фельд'єгерського зв'язку працівник служби діловодства (канцелярії) перевіряє відповідність вихідного номера документа номеру, вказаному на конверті, встановлює правильність адресування, розписується за отримання документа в супровідному листі служби фельд'єгерського зв'язку і засвідчує підпис печаткою із зазначенням часу та дати отримання.

2.1.10. Якщо в одному пакеті надійшло два і більше документи, що належать до урядових, на кожному з них у правому нижньому куті ставиться реєстраційний штамп, зазначаються вхідний номер, дата і прізвище працівника, який отримав документ.

2.1.11. Конверти (пакети) з відміткою "Особисто" передаються адресатам без відкривання.

2.2.20. Прийняття та передавання інформації каналами факсимільного зв'язку здійснюють служба діловодства (канцелярія) суду та/або інші працівники.

2.2.21. Забороняється передавати каналами факсимільного зв'язку документи, що містять таємну інформацію, тексти документів з грифом "Для службового користування" ("ДСК").

2.2.22. Факсограми, які надійшли каналами факсимільного зв'язку, підлягають реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду із зазначенням у реєстраційній картці слова "Факс".

2.2.23. Прийняті факсограми, що не стосуються процесуальних документів, передаються для розгляду і накладення резолюції керівництву суду.

2.2.24. Відповідальність за зміст інформації, яка передається каналами факсимільного зв'язку, несе виконавець, який підготував матеріал до передавання, а також керівник відповідного підрозділу апарату суду.

2.2.25. Призначений для передавання текст повинен бути надрукований чорним кольором. Документи, надруковані іншим кольором, для передачі не приймаються і повертаються виконавцеві.

2.2.26. Після передачі інформації оригінали документів повертаються виконавцеві.

3. Особливості реєстрації судових документів (справ)

3.1. У разі роз'єднання однієї чи декількох поєднаних в одне провадження позовних вимог у самостійні провадження кожна виділена адміністративна справа реєструється в автоматизованій системі документообігу суду не пізніше робочого дня, що настає після ухвалення відповідного судового рішення. Цій справі присвоюється новий єдиний унікальний номер та номер провадження (якщо такий номер формується судом).

3.2. У разі об'єднання адміністративних справ в одну об'єднаній справі присвоюється єдиний унікальний номер та номер провадження тієї справи, що надійшла до суду першою (якщо такий номер формувався судом).

Щодо об'єднаної (першої) справи відповідно до ухвали суду до автоматизованої системи документообігу вноситься інформація про об'єднання справ із зазначенням номера справи. Відмітка про об'єднання справи також уноситься до автоматизованої системи документообігу суду щодо кожної справи, які були об'єднані.

3.3. Апеляційні скарги на судові рішення в адміністративних справах, що надійшли до суду першої інстанції, адміністративні справи разом з апеляційними скаргами, що надійшли для перегляду судових рішень в апеляційному порядку, касаційні скарги реєструються в автоматизованій системі документообігу адміністративних судів із внесенням відповідних облікових відомостей.

3.4. Якщо суд унаслідок невиконання однією із сторін умов примирення, зафіксованих у постановленій ухвалі суду про закриття провадження у справі, за клопотанням іншої сторони поновлює провадження у справі, то відомості про цю подію вносяться до раніше внесених показників про рух такої справи.

3.5. Якщо в одній справі, що надійшла до суду апеляційної інстанції, подано апеляційні скарги на декілька судових рішень, то справа реєструється за кількістю оскаржуваних рішень.

У разі надходження декількох апеляційних скарг на одне і те ж судове рішення, то такі апеляційні скарги реєструються за однією справою відповідно до оскаржуваного рішення.

3.6. Якщо в одній справі, що надійшла до суду касаційної інстанції, подано декілька касаційних скарг, їх реєстрація здійснюється окремо. Відомості щодо кожної касаційної скарги відображаються в автоматизованій системі документообігу суду окремо лише до відкриття касаційного провадження.

У разі надходження до Вищого адміністративного суду України кількох судових документів у межах однієї справи після відкриття провадження у справі, апеляційного чи касаційного провадження, провадження за нововиявленими обставинами та в разі ухвалення одного рішення за результатом розгляду декількох таких судових документів відомості щодо них відображаються за однієї справою.

3.7. Позовам третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги на предмет спору, заявам про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заявам щодо виконання рішення присвоюється номер основної справи, у якій вони подані.

3.8. Судові справи, що надійшли з судів апеляційної або касаційної інстанції після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження), а також які не перешкоджають подальшому розгляду, не підлягають автоматичному розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа. Реєстрація судових справ після скасування вищезазначених ухвал продовжується у раніше заведених відповідних облікових документах із збереженням раніше присвоєного єдиного унікального номера.

Адміністративні справи, що надійшли із суду касаційної інстанції на новий судовий розгляд, а також в разі скасування судового рішення за нововиявленими обставинами обліковуються за новим номером провадження.

4. Оформлення документів, його документообіг

4.2. Організаційно-розпорядчий документ повинен мати 4.1. Діяльність суду забезпечується системою процесуальних, організаційно-розпорядчих та інших документів, що становлять обов'язкові для цього виду документа реквізити у відповідному порядку їх розташування, встановленому державним стандартом, зокрема: найменування суду, найменування виду документа (крім листів),  

заголовок до тексту, дата, номер, текст, підпис тощо. У процесі підготовки і оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

4.3. Організаційно-розпорядчий документ (далі - документ), як правило, оформлюється на бланку, має визначений комплекс реквізитів і відповідний порядок їх розташування, установлений Державним стандартом України (додатки 7, 8, 9).

4.4. Без бланка оформлюються:

проекти законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, адресованих органам державної влади України для розгляду та вирішення питання про їх прийняття;

листи та інші документи, підготовлені судом спільно з іншими органами державної влади;

внутрішні службові документи (листи, окремі види довідок, службові, доповідні записки тощо), призначені для використання в апараті суду.

4.5. Найменування виду документа повинно відповідати змісту процесуальної чи управлінської дії (постанова, ухвала, наказ, розпорядження тощо), що документується.

4.6. Спільні розпорядчі документи організацій, які уповноважені видавати різні за формою документи, видаються у формі рішення, що має правову силу розпорядчого документа для кожної організації, яка прийняла такий документ.

4.7. Процесуальні документи видаються і оформлюються відповідно до вимог Кодексу адміністративного судочинства України, цієї Інструкції та інших нормативно-правових актів.

4.8. Датою прийняття документа є дата його підписання; для документа, прийнятого колегіальним органом, - дата прийняття рішення; для документа, який підлягає затвердженню, - дата затвердження.

Дата документа вказується посадовою особою, яка підписує або затверджує документ.

4.9. Для документа, складеного спільно декількома організаціями, датою прийняття є дата його підпису всіма керівниками організацій.

4.10. Дата підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, які вміщені в тексті, оформлюються цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами одним рядком у послідовності: число, місяць, рік, наприклад: 15.07.2012. У текстах документів, що вміщують відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 31 жовтня 2012 року.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх надходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і надіслання його до справи).

Дата підписання зазначається в лівій верхній частині документа разом з індексом в спеціально відведеному для цього місці бланка. Якщо документ складено не на бланку, його дата ставиться нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Адреса не зазначається на документах, що надсилаються до урядових установ та постійним адресатам. У цьому разі можуть застосовуватись конверти, на яких заздалегідь надруковані адреси.

Посилання на вихідний номер та дату документа, на який надається відповідь, є обов'язковим і складається з постійної частини "На N ____________ від _______", розміщеної після вихідних дати та номера документа, що складається.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на всі номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька листів різних адресатів, то посилання на їхні вихідні номери та дати вміщуються одне під одним у тій послідовності, в якій у листі суду вказані адресати.

4.11. Заголовок як реквізит документа використовується для оперативного встановлення призначення документа під час його реєстрації та подальшого опрацювання.

Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та вичерпно формулювати зміст документа.

4.12. Текст документа, надрукований на папері формату А5, а також внутрішні документи (службові і доповідні записки тощо) та листи на адресу фізичних осіб обсягом до двох аркушів дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не вказуються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

Текст документа містить інформацію, заради фіксування якої створено документ.

Як правило, текст документа складається з трьох частин:

вступної, у якій викладаються підстави виготовлення документа;

описової, у якій викладаються обставини, факти, посилання на нормативні акти, обґрунтування;

заключної, у якій викладаються висновки, пропозиції, клопотання, рекомендації, рішення тощо.

Цифровий матеріал, як правило, оформлюють у вигляді таблиць. Таблицю слід розташовувати безпосередньо після тексту, у якому вона згадується вперше, або на наступній сторінці. Таблиці слід нумерувати арабськими цифрами порядковою нумерацією, номер таблиці повинен складатися з номера розділу та порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою, наприклад: Таблиця 2.1 - перша таблиця другого розділу.

4.13. Документи підписуються відповідальними особами суду згідно з їхньою компетенцією. На копії документа, як правило, на зворотному боці вказується прізвище, ім'я та по батькові, телефон виконавця.

До складу підпису входять найменування посади особи, яка підписує документ, її підпис та його розшифрування (ініціал(и) та прізвище).

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

У документах, які готуються комісією, зазначається статус осіб у складі комісії (голова, члени комісії).

Якщо документ підписується декількома особами, які обіймають посади однакового рівня, то їхні підписи розміщують на одному рівні.

Якщо документ підписується декількома посадовими особами, то їхні підписи розміщують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

4.14. Якщо посадова особа, підпис якої вказано на проекті документа, відсутня, документ повинен підписуватись особою, яка виконує її обов'язки, або її заступником. При цьому необхідно вказувати фактичну посаду особи, яка підписує документ, наприклад: "Виконувач обов'язків" (В. о.), "Заступник". Не дозволяється підписувати документ із прийменником "за" або ставити правобіжну скісну риску перед найменуванням посади.

Внесення у підписаний документ будь-яких виправлень або доповнень не допускається. У виняткових випадках внесені виправлення чи доповнення повинні бути погоджені особою, яка підписала цей документ.

4.15. У разі необхідності оцінки доцільності документа його обґрунтованості, відповідності законодавству України та нормативно-правовим актам проект цього документа потребує погодження.

Проект документа візують усі виконавці, яким доручено його виконання, а також уповноважена особа підрозділу забезпечення роботи голови і заступників голови суду (якщо проект документа подається на розгляд голови суду) або підрозділу забезпечення роботи керівника апарату суду (якщо проект документа подається на розгляд керівника апарату суду).

Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза складається з найменування посади, особистого підпису, ініціалів та прізвища особи, яка візує документ, дати візування.

4.16. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі особи, які візують документ.

Заперечення та доповнення до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що при візуванні робиться відмітка: "Заперечення (доповнення) додаються". Заперечення (доповнення) обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

Візуються примірники, що залишаються в суді, нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці не вистачає місця.

Проекти наказів, розпоряджень, постанов колегіальних органів візуються на першому примірнику нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці не вистачає місця.

Зовнішнє погодження оформлюється відповідним грифом.

Грифи погодження можуть розміщуватися на окремому аркуші "Аркуш погодження", якщо зміст документа стосується інтересів декількох організацій. На такому документі робиться позначка "Аркуш погодження додається".

Залежно від змісту документа за необхідності здійснюється зовнішнє погодження із заінтересованими організаціями.

4.17. Після вивчення документа посадова особа суду накладає резолюцію.

Резолюція містить прізвище та ініціали автора резолюції, прізвище виконавця (виконавців), спосіб виконання документа, термін виконання, підпис керівника, дату.

На документах, які не вимагають додаткових вказівок та мають типові терміни виконання, у резолюції вказується виконавець (виконавці), підпис автора резолюції, дата.

4.18. Способом введення документа в дію є його затвердження.

Документ може бути затверджений посадовою особою (посадовими особами) чи відповідним актом суду або іншими організаціями, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у документі, що затверджується.

4.19. Вихідні документи оформлюються на бланках суду, які виготовляються згідно з вимогами державних стандартів (додатки 9, 10).

4.20. До передачі документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, правильно оформити, забезпечити внутрішнє погодження. Документ подається на підпис разом із додатками до документа та матеріалами, на підставі яких він виконувався.

Якщо документ підлягає надісланню декільком адресатам за списком, до служби діловодства надається необхідна кількість примірників документа та список розсилки із зазначенням адрес.

4.21. У разі надсилання поштових відправлень рекомендованою кореспонденцією працівники служби діловодства (канцелярії) складають списки (реєстри) на відправлення (додаток 11).

Реєстр поштових відправлень підписує особа, яка його складає, та проставляється печатка служби діловодства (канцелярії). У випадках, передбачених правилами роботи відділень зв'язку (відправлення поштової кореспонденції за кордон тощо), відповідні реєстри поштових відправлень підписує керівник відповідного структурного підрозділу суду, підпис якого скріплюється відповідною печаткою суду.

4.22. Копія документа виготовляється і видається з дозволу керівництва суду або керівника відповідного структурного підрозділу. Суд має право засвідчувати копії лише тих документів, які ним виготовляються.

Копія документа виготовляється механічним способом або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії машинописним способом текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітка про засвідчення копії документа складається зі слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис". Наприклад:

Згідно з оригіналом

Спеціаліст відділу кадрів

(Підпис)

(Ініціали, прізвище)

Дата

6.3. Проходження процесуальних документів у справах про адміністративні правопорушення

6.3.1. Реєстрація та облік матеріалів про адміністративне правопорушення, вчинене учасниками адміністративного процесу або іншими особами під час розгляду адміністративної справи здійснюється в автоматизованій системі документообігу суду в журналі обліку матеріалів про адміністративні правопорушення за структурою: індекс/номер за порядком у поточному році/рік/номер справи, в межах якої було розглянуто документи про адміністративне правопорушення.

Наприклад: АМ-1/13/804/135/13-а.

6.3.2. У разі потреби повістки про виклик до суду у справі про адміністративне правопорушення надсилаються за вказівкою головуючого судді, судді-доповідача.

6.3.3. Копія постанови у справі про адміністративне правопорушення протягом трьох днів після закінчення розгляду справи вручається під підпис або надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення особі, щодо якої її прийнято.

Після надання особою до суду документа про сплату штрафу він підшивається до матеріалів про адміністративне правопорушення.

6.3.4. Формування та оформлення матеріалів про адміністративне правопорушення здійснюється відповідно до вимог цієї Інструкції.

Матеріали про адміністративне правопорушення зберігаються в адміністративній справі, в межах якої було розглянуто документи про адміністративне правопорушення.

6.8. Порядок видачі адміністративних справ для ознайомлення та копій процесуальних документів

6.8.1. Справи, у тому числі ті, що перебувають в архіві суду, видаються для ознайомлення працівниками апарату суду за письмовою заявою на підставі резолюції судді (судді-доповідача), у провадженні якого перебуває справа, а у разі його відсутності - голови суду, його заступника або секретаря судової палати.

Справи для ознайомлення видаються у разі відсутності об'єктивних причин, що унеможливлюють ознайомлення, особам, які брали участь у справі, а також особам, які не брали участі у справі, якщо суд вирішив питання про їхні права та обов'язки (після пред'явлення документа, що посвідчує особу та повноваження відповідно до чинного законодавства).

6.8.2. Ознайомлення з матеріалами справи здійснюється виключно в приміщенні суду в установленому відповідно до розпорядження керівництва суду місці та в присутності працівника апарату суду протягом усього робочого часу суду.

6.8.3. Заявник під час одержання справи для ознайомлення та після ознайомлення з матеріалами справи проставляє відмітки із зазначенням дати, часу видачі та повернення справи після ознайомлення в журналі обліку заяв про надання доступу до матеріалів судових справ та судових рішень (додаток 26) та на своїй заяві про видачу справи для ознайомлення, яка долучається до її матеріалів.

6.8.4. При поверненні справи після ознайомлення працівник апарату суду, який видавав справу, повинен ретельно перевірити наявність у справі всіх документів, зазначити на заяві про видачу справи для ознайомлення про її отримання із зазначенням підпису, дати та часу отримання. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких за резолюцією судді (судді-доповідача) долучається до матеріалів справи, інший передається голові суду для вжиття відповідних заходів.

6.8.5. Направлення справ за межі суду для підготовки аналітичної інформації, узагальнень або з іншою метою, не пов'язаною з розглядом справи, проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим дозволом голови суду.

6.8.6. Адміністративні справи надсилаються поштою або доставляються кур'єром лише на підставі процесуального документа або письмової вимоги органів, яким законом надано право витребування справ, і лише на підставі резолюції голови чи заступника голови суду. Надсилання справ через сторонніх осіб категорично заборонено.

6.8.7. Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до законодавства мають право на їх одержання, або надсилаються судом відповідно до вимог процесуального законодавства.

6.8.8. Копії судових рішень повинні бути належним чином оформлені, підписані працівником апарату суду та скріплені номерною печаткою суду, окрім випадків, передбачених пунктом 1.5.6 цієї Інструкції.

На копіях судових рішень у верхньому правому куті проставляється штамп "Копія", після тексту судового рішення проставляються штамп суду "Згідно з оригіналом".

Фото-, ксерокопії з матеріалів справи, на яких уже є підпис судді, засвідчуються в загальному порядку.

6.8.9. Копії документів, долучених до адміністративної справи, копії судових рішень у справах видаються працівниками апарату суду за письмовою заявою та дозволом головуючого судді (судді-доповідача) у справі або голови суду відповідно до процесуального законодавства.

Якщо копія викладена на кількох аркушах, вони, як правило, повинні бути прошнуровані нитками через три проколювання голкою та на зворотному боці останнього аркуша скріплені підписом відповідальної особи апарату суду і печаткою із зазначенням кількості зшитих аркушів, посади, прізвища, імені, по батькові відповідного працівника апарату суду.

6.8.10. Повторна видача копій судових рішень здійснюється з урахуванням вимог Закону України "Про судовий збір".

6.8.11. Роздрукування технічного запису судового засідання здійснюється відповідно до вимог статті 44 Кодексу адміністративного судочинства України після надання документів, що підтверджують сплату судового збору в розмірах, установлених Законом України "Про судовий збір".

6.8.12. Заяви щодо видачі копій судових документів, долучених до справи, копій судових рішень з відміткою заявника про їх отримання разом з документом про сплату судового збору підшиваються до матеріалів справи.

6.8.13. Особа, яка бере участь у справі, а також особа, яка не брала участі у справі, але щодо якої суд вирішив питання про її права, свободи, інтереси чи обов'язки, може отримати в суді, де знаходиться адміністративна справа, копію рішення, що є в матеріалах цієї справи, ухваленого адміністративним судом будь-якої інстанції. Копія такого судового рішення засвідчується відповідно до вимог п. 6.8.8 цієї Інструкції.

6.8.14. Після повернення справ із суду апеляційної чи касаційної інстанції копії судових рішень цих судів видаються судом першої інстанції.

6.5. Формування справ у суді апеляційної інстанції

6.5.1. Документи апеляційного провадження до справи підшиваються в такому порядку:

апеляційна скарга з додатками;

ухвала про відкриття провадження у справі;

інші документи у порядку їх надходження (реєстрації);

ухвала про залишення апеляційної скарги без руху (якщо апеляційну скаргу було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто);

супровідний лист про надіслання копії ухвали про залишення апеляційної скарги без руху;

апеляційна скарга, що надійшла в порядку усунення недоліків, з доданими до неї документами (у разі, якщо апеляційну скаргу було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем усунуто);

конверт, у якому надійшла апеляційна скарга в порядку усунення недоліків;

супровідний лист про надіслання копії ухвали про відкриття апеляційного провадження в адміністративній справі особі, що подала апеляційну скаргу;

заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду, винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову чи доказів;

документи, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до судового розгляду;

розписки (повідомлення) про одержання учасниками адміністративного процесу повісток;

інші документи у хронологічному порядку.

6.5.2. Документи справи, у якій апеляційну скаргу було залишено без руху і недоліки позивачем не усунуто, підшиваються до справи в міру надходження їх до суду чи формування у суді в такому порядку:

ухвала про залишення апеляційної скарги без руху;

засвідчена апеляційна скарга;

конверт, у якому надійшла апеляційна скарга;

копія супровідного листа щодо надіслання позивачеві копії ухвали про залишення апеляційної скарги без руху особі, що подала апеляційну скаргу;

інші документи з приводу залишення апеляційної скарги без руху;

ухвала про повернення апеляційної скарги як такої, що вважається неподаною;

копія супровідного листа щодо надіслання особі, що подала апеляційну скаргу, копії ухвали про повернення апеляційної скарги;

інші документи у хронологічному порядку.

6.5.3. У разі повернення апеляційної скарги або відмови у відкритті апеляційного провадження документи справи підшиваються в такому порядку:

апеляційна скарга;

конверт, у якому надійшла апеляційна скарга;

ухвала про відмову у відкритті провадження за апеляційною скаргою або про повернення апеляційної скарги;

копія супровідного листа про надіслання копії ухвали про відмову у відкритті апеляційного провадження за апеляційною скаргою або про повернення апеляційної скарги з доданими до скарги документами.

6.5.4. У разі розгляду справи апеляційним судом як судом першої інстанції справа формується в тверду обкладинку у справу в такому порядку:

бланк опису документів адміністративної справи або декілька чистих аркушів для продовження опису, початого на обкладинці (додаток 18);

ухвала про відкриття провадження у справі або про залишення скарги без руху;

документ про сплату судового збору;

конверт або його копія;

заява/скарга із доданими до неї документами;

інші документи в хронологічному порядку.

6.5.5. У разі відсутності додатка зазначається причина такої відсутності, викладена в акті, складеному під час розкриття конверта, який долучається до адміністративної справи.

6.5.6. Конверт (його копія), у якому надійшла заява/скарга, або інші документи стосовно судової справи, підлягає обов'язковому долученню до адміністративної справи після документів, які в ньому надійшли.

6.5.7. Опис справи здійснюється на внутрішньому боці першого аркуша обкладинки справи і може бути продовжений на окремих аркушах, які з цією метою підшиваються до справи першими, та включає короткий заголовок документа, кількість аркушів.

У справах, де вже є внутрішній опис, при приєднанні нових документів опис та його нумерація продовжуються. Опис підписує особа, яка формує справу.

До внутрішнього опису кожного тому справи окремо складається підсумковий запис, у якому вказується цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису.

6.5.8. У процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватись у хронологічному порядку відповідно до часу надходження документа до суду або створення процесуального документа судом.

6.5.9. Документи, зазначені в додатку до апеляційної скарги або в іншому супровідному документі, в описі не перелічуються, але обов'язково зазначається про їх наявність згідно з переліком у додатку.

Якщо до справи підшита копія, а не оригінал документа, то про це обов'язково зазначається в описі.

6.5.10. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" з посиланням на відповідні підтверджувальні документи, і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

6.5.11. Поштові повідомлення про отримання (неотримання) процесуальних документів, що надсилаються учасникам судового процесу, підшиваються після відповідного процесуального документа.

6.5.12. При формуванні справи заборонено використовувати швидкозшивачі або інші механічні засоби скріплення документів.

6.5.13. Оформлення судової справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису документів справи, складання засвідчувального напису, підшивання, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

6.5.14. Судові справи оправляються у тверду обкладинку. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки, скоби тощо) вилучаються з документів.

До справи документи підшиваються нитками через п'ять (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату) проколювань голкою, шилом або іншим устаткуванням упродовж лівого, вільного від тексту поля документів.

Уклеювання документів до справи, прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці другому цього пункту, категорично заборонено.

Обкладинки судових справ оформлюються за встановленою формою (додаток 20).

Якщо справа складається з кількох томів, то на кожному з них проставляється номер тому справи та загальна кількість томів.

У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

Написи на обкладинках справ робляться чітко, розбірливо світлостійким чорним або синім чорнилом (пастою).

6.5.15. На обкладинці справи (тому справи) вказуються:

найменування суду;

єдиний унікальний номер справи та номер провадження, якщо такий формувався судом;

код категорії справи, який є незмінним на всіх стадіях провадження та визначається суддею (суддею-доповідачем);

найменування сторін справи;

предмет спору;

дати початку і закінчення провадження у справі;

номер тому справи та загальна кількість томів (якщо томів справи більше одного) вказуються у правому верхньому куті обкладинки. Наприклад: Том 1/Усього - 8, Том 2/Усього - 8 і так далі.

дата передачі справи до архіву.

6.5.16. Після закінчення апеляційного провадження всі документи, що надійшли у справі до суду, за резолюцією судді у справі долучаються до адміністративної справи в хронологічному порядку відповідно до дати надходження документа до суду.

6.5.17. Документи у справі, які не потребують вирішення та надходять після її надіслання за межі суду апеляційної інстанції, надсилаються до суду першої інстанції для подальшого приєднання до адміністративної справи.

6.5.18. Судові рішення, прийняті апеляційним адміністративним судом, документи апеляційного провадження підшиваються до адміністративної справи в оригіналі.

6.5.19. Після закінчення апеляційного провадження у справі завершується її формування і справа разом із супровідним листом надсилається відповідно до місцевого адміністративного суду згідно з рішенням апеляційного суду. У разі вирішення адміністративної справи апеляційним судом як судом першої інстанції після закінчення провадження у справі така справа передається до архіву.

9. Реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції

9.1. Вихідними документами суду є документи, що створюються в суді, структурних підрозділах апарату суду та адресуються органам державної влади і місцевого самоврядування, юридичним чи фізичним особам.

9.2. Вихідний номер документа автоматично формується автоматизованою системою документообігу таким чином:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року.

9.3. Підготовка документів до відправлення здійснюється працівниками структурних підрозділів суду. Підготовка включає оформлення конвертів і списків у двох примірниках (додатки 11, 12, 13), які повинні відповідати вимогам державних стандартів, договору про надання послуг поштового зв'язку та цієї Інструкції.

9.4. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресатові, вкладаються в один конверт. На конверті та зворотному повідомленні про вручення (у лівому нижньому куті) проставляються номери всіх справ документів, які містяться в конверті. В одному конверті не дозволяється відправляти кілька судових викликів, повісток та повідомлень. Справи передаються особі, яка відповідає за відправлення справ до судів України, відповідно до журналу відправлення справ (додаток 21).

9.5. Вихідні документи суду, які створені та оформлені належним чином до відправлення у структурних підрозділах, сортуються залежно від ваги, маркуються та відправляються централізовано службою діловодства (канцелярією) поштою на умовах договору про надання послуг поштового зв'язку.

9.6. Відправленню службою діловодства (канцелярією) підлягає лише поштова кореспонденція, пов'язана з діяльністю суду.

9.7. Відправлення адресатові судових документів без їх реєстрації у службі діловодства (канцелярії) забороняється, за винятком доставки копій процесуальних документів кур'єром.

9.8. При надсиланні поштової кореспонденції, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (вулицю, номери будинку і квартири, місто, район, область, поштовий індекс) за визначеною формою (додаток 27).

На міжнародному поштовому відправленні найменування адресата та його поштова адреса зазначаються латинськими літерами і арабськими цифрами. У разі коли поштова адреса написана мовою країни призначення, під нею повторюється найменування населеного пункту і країни призначення українською мовою (великими літерами) (додаток 28).

Судові повістки пересилаються у листах з позначкою "Судова повістка" з рекомендованим повідомленням про їх вручення.

9.9. Приймання для відправлення поштової кореспонденції службою діловодства (канцелярією) здійснюється відповідно до затвердженого графіка.

6.2. Звернення судових рішень до примусового виконання

6.2.1. Для виконання судового рішення в адміністративній справі, яке набрало законної сили або яке належить виконати негайно, особі, на користь якої воно ухвалено, за її письмовою заявою видається один виконавчий лист (додаток 15). Якщо судове рішення ухвалено на користь кількох позивачів чи проти кількох відповідачів, суд має право видати кілька виконавчих листів, точно зазначивши, яку частину судового рішення треба виконати за кожним виконавчим листом.

6.2.2. Виконавчий лист видається за заявою осіб, на користь яких ухвалено судове рішення, або їхніх представників після набрання судовим рішенням законної сили, а у справах, за якими рішення підлягає негайному виконанню, - у день ухвалення судового рішення. У справах за позовами органів та осіб, яким надано право захищати права, свободи та інтереси інших осіб або державні чи суспільні інтереси, виконавчі листи видаються за заявами таких органів чи осіб або осіб, в інтересах яких заявлено позов.

6.2.3. Виконавчий лист заповнюється чітко і грамотно. Помилки і виправлення у виконавчому листі не допускаються. Під час оформлення виконавчого листа про стягнення грошових сум на користь організацій вказуються номери рахунків у фінансових установах та інші відомості відповідно до Закону України "Про виконавче провадження" на підставі інформації, що є в матеріалах адміністративної справи.

6.2.4. Виконавчий лист видається особисто стягувачу або його представникові, який на заяві про видачу виконавчого листа ставить свій підпис. Дані про видачу виконавчого листа вносяться до журналу обліку видачі виконавчих листів (додаток 16).

6.2.5. Виконавчий лист про стягнення судового збору надсилається судом відповідно до вимог Кодексу адміністративного судочинства України.

6.2.6. Листування щодо виконання судового рішення підшивається до матеріалів адміністративної справи.

6.2.7. Якщо за результатами перегляду справи суд апеляційної чи касаційної інстанції залишить ухвалене по суті позовних вимог рішення без змін, ухвалить нове судове рішення по суті позовних вимог чи змінить судове рішення, то виконавчий лист видається судом апеляційної чи касаційної інстанції за умови, що заява особи про видачу виконавчого листа надійшла до моменту повернення адміністративної справи до суду першої інстанції.

7. Розгляд звернень громадян

7.1. Робота з письмовими пропозиціями, заявами та скаргами фізичних або юридичних осіб (далі - звернення), що не підлягають розгляду в порядку адміністративного судочинства, ведеться у суді відповідно до Закону України "Про звернення громадян", а також у порядку, встановленомупостановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації".

7.2. Особистий прийом громадян, у тому числі представників юридичних осіб, з питань роботи суду здійснюють голова суду, його заступники, керівник апарату суду, а також особи, які виконують їх повноваження.

Графік особистого прийому громадян та режим роботи суду розміщуються на сайті суду, а також у суді на спеціально пристосованому стенді (дошці оголошень суду). Також на сайті суду та стенді може бути розміщена інша корисна інформація: список справ, призначених до розгляду; зразки заяв про надання копій судових рішень, запитів на інформацію, витяги з нормативно-правових актів, що встановлюють розміри сплати відповідних платежів, платіжні реквізити тощо.

7.3. Звернення приймаються до розгляду з усіх питань, що належать до компетенції суду.

7.4. До розгляду не приймаються звернення без підпису (анонімні), у яких містяться нецензурні висловлювання, а також не придатні для читання.

7.5. Звернення приймаються в порядку, передбаченому цією Інструкцією.

7.6. Колективні звернення реєструються з позначкою "Колективне", а реєстраційний індекс позначається літерами "КО".

7.7. Зміст звернень, що надійшли до суду, які стосуються діяльності керівництва суду, суддів, обов'язково доводиться до відома голови суду.

7.8. Звернення вважаються опрацьованими, якщо порушені в них питання розглянуті по суті, вжито необхідних заходів, надано відповідь заявнику в письмовій (електронній) формі, а також якщо порушені питання зняті з розгляду заявником, про що є його письмове (електронне) повідомлення.

7.9. Під час прийому громадян керівництвом суду ведеться окремий журнал прийому громадян, який містить такі реквізити: номер за порядком, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка звернулася, суть порушеного питання, відмітка про подані особою на прийомі документи, відмітка про заходи реагування.

8. Робота із запитами на інформацію

8.1. Робота із запитами на інформацію в суді ведеться відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації" та Закону України "Про інформацію".

8.2. Запити на інформацію, що надходять на адресу суду, приймає і реєструє служба діловодства в автоматизованій системі документообігу суду.

8.3. Після отримання та реєстрації запит на інформацію передається керівникові апарату суду або визначеній ним відповідальній особі.

8.4. Відповідь на запит на інформацію надається на адресу, вказану запитувачем, та у запитуваній формі.

8.5. Довідково-інформаційну роботу в суді здійснює відповідний структурний підрозділ або особа, на яку покладено такі обов'язки.

8.6. Інформація про судові справи, заяви та скарги на будь-якій стадії їх проходження (розгляду) може бути надана сторонам або їхнім представникам за усними (телефонними) та письмовими запитами.

8.7. У письмовому вигляді інформація, довідки та відповіді на запити надаються відповідним структурним підрозділом або особою, на яку покладено обов'язки, за резолюцією керівництва суду.

8.8. Представникам сторін може бути надано інформацію щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформацію про надходження апеляційних чи касаційних скарг, позовних заяв, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляд, вхідний реєстраційний номер справи (документа).

8.9. Для пошуку інформації щодо наявності документів та одержання відомостей про їхній склад, обсяг і рух використовуються пошукові можливості автоматизованої системи документообігу суду.

14. Формування справ у діловодстві суду

14.1. Закінчені в діловодстві документи групуються у справи відповідно до номенклатури справ суду.

14.2. Під час формування справ необхідно дотримуватися таких правил:

групувати у справи постійного зберігання тільки оригінали документів (у разі їх відсутності - засвідчені копії);

не допускати включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить іншій установі);

групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, перехідних справ). Особові справи формуються впродовж усього часу роботи особи в суді;

групувати у справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання (як виняток, документи постійного й тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи до архіву суду документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою);

до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщують ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання.

14.3. Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

14.4. Обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

Для забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються валовою нумерацією з дотриманням таких правил:

аркуші у справі нумеруються арабськими цифрами в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором;

аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються окремо в кожному томі (частині);

фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстровані документи, що є окремими аркушами у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті;

аркуш формату, більшого ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті. А потім фальцюється на формат А4;

аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо;

підшиті у справи конверти із вкладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи;

у разі наявності значної кількості помилок у нумерації аркушів справи здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша;

у разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 12-б тощо).

14.5. Нормативні акти (положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються у справи разом із цими документами.

Накази та розпорядження з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнень на працівників; відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

14.6. Документи засідань зборів, нарад тощо групуються у дві справи:

протоколи й документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації та проведення засідань (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, які виступають тощо).

Протоколи групуються у справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами й номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

14.7. Запити судів та інших органів і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності суду. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Усередині справи документи систематизуються за датами запитів.

14.8. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

14.9. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

14.10. Особові справи працівників суду ведуться у визначеному законодавством порядку.

14.11. Особові рахунки працівників, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісяця.




Комментарии